Negli ultimi anni la spinta verso la digitalizzazione delle imprese è aumentata sempre di più; lo scopo fondamentale è quello rendere più snelle ed efficienti le imprese, piccole o grandi che siano, attraverso una sempre maggiore ottimizzazione dei processi aziendali.
Se nelle grandi imprese la digitalizzazione era – per ovvie ragioni legate alla loro più complessa gestione – una realtà già quasi del tutto consolidata, lo stesso non può ancora dirsi del tutto riguardo alle PMI, le piccole medie imprese; molte di queste, infatti, sono ancora legate a una gestione aziendale non ancora del tutto ottimizzata.
Questa situazione, però, per il bene stesso di queste imprese, deve cambiare entro poco tempo perché il mondo economico è in continua evoluzione, sta diventando sempre più complesso, sempre più competitivo; l’automatizzazione e l’ottimizzazione dei processi aziendali sono quindi una necessità ormai non più rimandabile. Ignorare questa realtà significa commettere un grave errore di valutazione.
Detto ciò, la domanda principale è: come è possibile “digitalizzare” una piccola o una media impresa? Quali strumenti occorrono per renderla più efficiente, più performante, più ottimizzata e, conseguentemente, più competitiva sul mercato?
Piccole e medie imprese: cosa occorre per una corretta gestione documentale?
Il tema della digitalizzazione delle PMI è particolarmente complesso e affrontarlo in toto richiederebbe non un articolo, ma un intero manuale; quello che si può dire in breve è che una delle chiavi del processo di ottimizzazione delle varie procedure aziendali passa obbligatoriamente da una corretta gestione documentale e quindi dal ricorso a strumenti digitali in grado di semplificare i processi aziendali a 360 gradi; Kubik, per esempio, non solo è un software di fatturazione elettronica online, ma una piattaforma grazie alla quale è possibile gestire, in modo particolarmente efficiente, tutta una serie di processi aziendali più o meno complessi come per esempio i seguenti:
- creazione di fatture
- creazione di documenti di trasporto (DDT)
- creazione delle anagrafiche clienti/fornitori da partita IVA tramite accesso a InfoCamere
- creazione di preventivi
- creazione di ordini
- gestione della prima nota
- gestione dello scadenzario
- importazione di listini e altre informazioni contabili.
Da ricordare, inoltre, che non è affatto necessario possedere una firma elettronica, perché il servizio offerto da questo gestionale comprende sia la firma digitale che l’invio delle fatture al Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate (come forse molti sapranno l’SdI è un sistema informatico che riceve le fatture sotto forma di file, effettua i dovuti controlli e inoltra le fatture verso i vari destinatari (amministrazioni pubbliche o cessionari e/o committenti privati).
Da non dimenticare poi la fondamentale importanza della conservazione digitale, processo compreso nel software e garantito per un periodo decennale.
La gestione “cloud”
Il gestionale Kubik è un software su cloud, termine inglese che significa “nuvola” e che in ambito informatico indica la fornitura di servizi come software, database ecc. accessibili tramite una connessione Internet; in sostanza, un utente può accedere a un determinato software e a determinati documenti a prescindere dal luogo in cui sta effettuando la connessione alla Rete (ufficio, abitazione, treno, hotel ecc.).
La gestione dei vari processi aziendali su cloud è il miglior modo di snellire e semplificare al massimo tutte le varie procedure amministrative e contabili. È possibile farlo utilizzando un pc, un tablet o addirittura uno smartphone, 24 ore su 24, 7 ore su 7. Non c’è bisogno di recarsi in azienda per stilare un preventivo, fare un ordine o emettere una fattura. Tutto può essere fatto velocemente da qualsiasi luogo, è sufficiente una connessione di Rete, wi-fi o dati che sia.
L’archiviazione poi è digitale, senza carta (paperless) e quindi strizza l’occhio anche all’ecosostenibilità; i documenti sono facilmente e immediatamente rintracciabili su cloud e non c’è bisogno di ingombranti archivi cartacei. Si risparmiano tempo, spazio e soldi. Infine, si ha la garanzia di una conservazione dei documenti a norma di legge a seconda delle varie tempistiche di archiviazione (una fattura deve per esempio essere conservata per dieci anni); peraltro non esiste nemmeno il rischio di smarrire un qualsiasi documento.
